Interviewing skills merupakan hal yang sangat penting buat seorang HRD atau team. Seorang lulusan sarjana Psikologi dapat melakukan hal ini. Tentunya waktu duduk di bangku kuliah sudah memperoleh mata kuliah PSIKODIAGNOSTIK III: Wawancara. Nah, selain itu juga ditunjang dengan kemampuan mata kuliah PSIKODIAGNOSTIK II: Observasi. Mau tahu kenapa?? lets check this out..
Wawancara adalah cara formal bertukar informasi antar manusia. Pewawancara harus memahami tujuan wawancara agar waktu yang digunakan efektif untuk memberikan dan mendapatkan informasi yang relevan. Oke, langkah pertama mempersiapkan wawancara
- Evaluasi lowongan sebelum mengadakan wawancara
- Cari orang baru, ketimbang "orang kita"
- Bayangkan calon ideal untuk lowongan itu
- Telaah semua job description dalam tim bila muncul lowongan
- Gunakan lowongan untuk menelaah kembali alasan jabatan tersebut
- Cek apakah persyaratan bagi jabatan tersebut telah berubah
- Bila mungkin, tawarkan jam kerja fleksibel
- Ketika menyusun job description, jangan abaikan aspek-aspek rumit
- Bandingkan gaji untuk pekerjaan serupa di perusahaan lain
- Buat nama jabatan aspiratif. Hal ini mendorong orang untuk masuk ke dalamnya
- Hindari pemborosan waktu untuk mewawancarai calon yang benar-benar cocok
- Jika anda tahu seorang calon ideal, minta ia melamar
- Pastikan teks iklan dibaca sebelum diterbitkan
- Mintalah foto untuk mengingat setiap calon
- Bersikaplah objektif atas permintaan untuk mengangkat saudara atau rekan
- Catat kemajuan setiap rekrutmen untuk digunakan sebagai acuan dimasa yang akan datang
- Tentukan syarat minimum untuk menyaring calon
- Tempatkan satu petugas untuk lamaran lewat telepon
- Agar proses lebih cepat, gunakan surat standart untuk menjawab semua lamaran
- Catat hal-hal yang menarik dalam CV untuk dibicarakan
- Asumsikan calon melakukan editing kreatif atas CV
- Cermati adanya inkonsistensi dalam data yang diberi
- Perhatikan apakah penyajian dan gaya CV menciptakan kesan positif bagi pelamar
- Formulir lamaran menciptakan kesetaraan bagi semua calon
- Minta pendapat sejawat dalam menimbang kasus kualifikasi pas-pasan
- Bersikaplah sopan dan positif saat menjawab semua pelamar yang ditolak
- Saring pelamar dengan menemui mereka secara informal sebelum wawancara
- Tentukan apakah perlu memberi tes tertulis untuk menyaring calon
- Bersiaplah untuk mengatur sebagian wawancara di luar jam kerja
- Sajikan minuman untuk membantu calon untuk tenang
- Hindari gangguan selama wawancara
- Istirahat yang cukup agar tetap awas selama wawancara
- Pasang tanda "jangan ganggu" pada pintu ruang interview
- Tunjukkan di mana peserta harus duduk
- Beri petunjuk arah ruang wawancara dengan jelas
- Sishkan sejenak untuk panelis menyepakati sasaran sebelum wawancara panel
- Berikan data lengkap para calon kepada semua pewawancara
- Jika kerja tim penting, buatlah tugas kelompok bagi para calon
- Susunlah wawancara sesuai dengan strategi
- Modifikasi daftar pertanyaan untuk setiap calon yang wawancara
- Awali wawancara dengan pertanyaan yang mudah agar calon tenang
- Ajukan pertanyaan "terbuka", yang tidak sekedar mengundang jawaban "ya" atau "tidak"
- Ajukan pertanyaan tertutup hanya bila Anda memerlukan jawaban spesifik
- Gunakan CV dan lembar pencocok untuk membuat pertanyaan dalam wawancara
- Dengan dua telinga dan satu mulut, berarti mendengar dua kali lebih banyak dari bicara
- Rangkum pernyataan calon yang menunjukkan bahwa Anda mendengarkannya
- Konfirmasikan dengan calon bahwa Anda paham semua yang dikatakannya
- Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan selain mengajukannya
- Buatlah daftar untuk dibawa saat wawancara
- Mintalah ijin dari calon sebelum merekam wawancara
- Rapihkan pakaian Anda sebelum memulai wawancara
Kemudian, dalam melaksanakan wawancara, siapkan beberapa hal berikut ini, yaitu:
- Jika peserta datang cepat, beritahukan kepadanya kapan Anda bisa menemuinya
- Senyum, namun jangan berlebihan karena bisa menggambarkan kegugupan Anda
- Ingat bahwa calon "terbaik" mungkin hanya baik dalam wawancara
- Berlakulah "sealami" mungkin saat mewawancarai
- Kenakan pakaian yang tidak menyita perhatian
- Hindarilah pertanyaan pribadi yang tak berkaitan dengan pekerjaan
- Catat nilai-nilai kemampuan yang relevan dari si calon
- Amati kapan si calon merespon dengan antusias, ini mungkin bisa jelaskan apa motivasinya
- Tanggapi secara positif untuk mendorongnya terus berbicara
- Sediakan waktu untuk percakapan ringan sebelum wawancara inti
- Hargai calon yang bisa mengakui bahwa ia tidak tau jawabannya
- Jika peserta menjadi gugup, tetaplah tenang
- Cerminkan bahasa tubuh untuk menjalin hubungan baik
- Latihan diri untuk membaca bahasa tubuh secara otomatis
- Amati gerak tangan karena bisa memberi banyak ungkapan
- Dengarkan suara calon: nada tinggi mungkin pertanda rasa tegang
- Gunakan tes yang dibuat oleh sumber yang berreputasi
- Perbaharui tes yang digunakan secara berkala
- Baca hasil tes secara utuh, bukan sepotong-potong
- Gunakan tes psikometrik untuk mendukung tes lainnya, bukannya terpisah
- Minta lamaran ditulis tangan, minta grafologis (ahli ilmu tulis tangan) menganalisanya
- Tanyakan kepada calon intern, apa alasan mereka pindah
- Jangan lupa memberitahukan calon bila akan memberikan tes
- Beritahukan calon berapa banyak lagi yang akan diwawancara
- Buka pikiran selama wawancara berlangsung
- Beri kesempatan kepada calon untuk menarik lamarannya
- Selalu jaga harga diri dan perasaan calon
Kemudian, ketika usai wawancara, Anda harus menganalisa hasil wawancara. Ada beberapa tips.
- Jika ragu tentang seorang peserta ikutilah naluri Anda
- Hindari penilaian ang bias atas calon
- Coba bayangkan seperti apa ia di luar ruang wawancara
- Beritahukan kepada calon sebelumnya bahwa akan ada pengecekan latar belakang mereka
- Simpan baik-baik CV calon bersama catatan, referensi, dan berkas lainnya
- Pisahkan berkas masing-masing calon
- Jangan menyusun daftar sebelum semua calon diwawancara
- Jangan kurangi kriteria meskipun tak ada calon yang pantas
- Tawarkan untuk menanggung biaya menghadiri wawancara kedua
- Tanyakan apa calon masih berminat sebelum memintanya datang kembali
- Tentukan pertanyaan untuk ditanyakan setiap pewawancara
- Buat sistem kearsipan untuk menyimpan CV semua calon
- Jangan lupa bahwa referensi cenderung agak subyektif
- Tanya waktu terbaik untuk menghubungi referensi
- Minta calon jelaskan adanya perbedaan antara yang dikatakan mereka dan pemberi referensi
- Jangan sampai satu kelebihan menutup kelemahan serius
- Bicarakan rincian tawaran kerja itu dengan karyawan baru tersebut
- Yakinkan dia bahwa gaji pantas dan bersaing
- Agar lebih jelas, konfirmasikan penawaran secara tertulis
- Beritahukan calon batas waktu untuk menjawab tawaran
- Bayangkan diri Anda sebagai penerima ketika menulis surat penolakan
- Ajak pegawai baru berkeliling dan perkenalkan dengan semua orang
Demikian lah beberapa hal yang saya peroleh dari sebuah buku "Interviewing Skills" karangan Tim Hindle, yang diterbitkan oleh Dian Rakyat